Professioneel e-mailgebruik: een stand van zaken

12/10/2009 - 27 NOVEMBER 2009: TWEEDE NATIONALE E-MAILVRIJE VRIJDAG

« Terug naar overzicht

Vrijdag 27 november wordt de tweede nationale e-mailloze vrijdag. Op http://www.emaillozevrijdag.be/ leest u meer over dit initiatief. Na het succes van de eerste editie hopen we op nog meer reacties. Wie wil deelnemen, mag één dag lang geen of zo min mogelijk e-mails schrijven. Lezen mag wel, maar dringende berichten beantwoordt u best via de telefoon.

Een overvloed aan e-mails, vage of overbodige berichten, slecht gebruik van cc of reply... alsmaar meer medewerkers voelen zich in de tang genomen door een compleet geëscaleerde e-mailcultuur. Bedienden die toegang hebben tot e-mail besteden dagelijks zo'n 30% van hun tijd aan het schrijven, lezen en afhandelen van de elektronische post. De cijfers zijn duizelingwekkend: de jongste vijf jaar verdubbelde het aantal e-mails wereldwijd tot 40 miljard per dag. Daarmee is het einde nog niet in zicht, want dit cijfer neemt jaarlijks nog met 16% toe.

E-mailtsunami eist hoge tol

Die e-mailtsunami eist een hoge tol bij werknemers. Zij voelen zich gegijzeld door hun elektronische post en krijgen het gevoel voortdurend achter de feiten aan te hollen. Door de permanente e-mailstroom groeien todo-lijstjes oncontroleerbaar snel aan. Werkdagen worden reactief: de ontvanger van e-mail beslist niet langer zelf hoe hij zijn taken efficiënt uitvoert, maar laat zich volledig leiden door nieuwe inkomende berichten. Daarmee geeft hij de controle over zijn werkdag helemaal uit handen. Dit leidt volgens arbeidspsychologen tot stress en een directe daling van de arbeidsvreugde.

Verborgen kost voor bedrijven

Ondernemingen krijgen als eerste de rekening van die scheefgegroeide e-mailcultuur gepresenteerd. Omdat e-mail het werk voortdurend onderbreekt, gaat er kostbare tijd verloren bij het afhandelen van bedrijfskritische taken. Wie zijn Postvak In controleert, verliest al snel één tot twee minuten per consultatie. Niet omdat het lezen zelf zoveel tijd vraagt, wel omdat het recupereren van de onderbreking veel langer duurt dan we denken. Een simpele rekensom leert dat werknemers die hun inbox elk kwartier één keer vluchtig screenen, dagelijks meer dan een half uur verliezen door deze onderbrekingen.

Hoewel de cijfers uiteenlopen, ramen de meest voorzichtige specialisten het verlies van ondeskundig e-mailgebruik op € 3000 per werknemer per jaar. Aangezien naar schatting 1,75 miljoen Belgische werknemers beschikken over e-mail, loopt de rekening op tot meer dan 5 miljard euro. Ter vergelijking: dit verlies bedraagt 1,7% van het Belgische BNP...

 Vrijdag 27 november: één dagje zonder

In de V.S. experimenteren heel wat bedrijven met No-email Fridays. Zo verbood U.S. Cellular twee jaar geleden het gebruik van e-mail op vrijdag voor interne berichten. Andere bedrijven als Intel en Deloitte volgden het voorbeeld. Met verrassende resultaten. Sceptische werknemers ontdekken vanaf dag één de verkwikkende effecten van een e-mailloze werkdag. Belangrijke en dringende boodschappen moeten telefonisch of rechtstreeks worden overgemaakt. Zeker voor complexe communicatie bespaart dit tijd. Collega's die elkaar nog nooit gesproken hebben, worden verplicht de telefoon te grijpen en kennis te maken. Tot slot is een dagje zonder e-mail een goede stap op weg naar ander gedrag op de werkvloer. Door het verbreken van de werkroutine worden medewerkers zich bewust van hun eigen gedrag.

"Een aanpak op bedrijfsniveau heeft echter verschillende nadelen", aldus Gunnar Michielssen. "Niet alle e-mailverkeer is intern, heel wat e-mailverkeer verloopt tussen bedrijven. Kiest ieder bedrijf zijn eigen datum, dan stelpt dit maar een deel van de e-mailstroom. Bovendien merk ik bij veel van mijn klanten dat ze een individuele aanpak niet zien zitten, omdat dit erg veel interne communicatie naar de werknemers vergt. Eén nationale E-mailloze Vrijdag heeft daarom meer kans op slagen."

Vrijdag 27 november, de laatste vrijdag van november, is geen toevallige keuze. Zevenentwintig jaar geleden verzond Ray Tomlinson, programmeur bij het Amerikaanse softwarebedrijf BNN, de allereerste e-mail ooit. Hij was ook de eerste die het @-teken gebruikte voor het adresseren van zijn boodschap. De exacte datum van dit historische bericht vergat hij intussen, maar zelf situeert Tomlinson dit eerste bericht in de periode november-december 1971. De laatste vrijdag van november is dus een voor de hand liggende dag voor dit verjaardagsfeestje. Hopelijk wordt het een feestje zonder de jarige...