Professioneel e-mailgebruik: een stand van zaken

27/11/2015 - "80 PROCENT VAN DE BEDRIJVEN HEEFT GÉÉN E-MAILSTRATEGIE"

« Terug naar overzicht

Vrijdag 27 november is het E-mailloze Vrijdag, de achtste editie intussen. Eén dag lang proberen tal van organisaties en bedrijven e-mail zoveel mogelijk te bannen van de werkvloer. "E-mailloze Vrijdag is meer dan een gimmick: wie actief deelneemt, ervaart zelf hoe e-mail stilaan de volledige werkdag heeft ingepalmd", zegt initiatiefnemer Gunnar Michielssen.

"Dat e-mail naast alle voordelen ook perverse effecten heeft, zal niemand ontkennen", aldus Gunnar Michielssen. "Maar in grote bedrijven ontvangt gemiddeld één op tien medewerkers meer dan 100 elektronische berichten per dag. Omgerekend is dat één mailtje elke 5 minuten. Voor het eigenlijke werk is nauwelijks nog tijd: dat gebeurt tussendoor, 's avonds en in het weekend. Terwijl Outlook of Gmail ooit zijn bedacht als instrumenten om het werk efficiënter en beter georganiseerd te laten verlopen, zijn inboxen vandaag dé bottlenecks waar mensen tegenaan lopen en projecten stranden."

Geen e-mailstrategie
Acht op tien bedrijven heeft geen formele strategie om het e-mailverkeer in goede banen te leiden. Michielsen: "Ze hebben geen guidelines, laat staan een formeel beleid, om het e-mailgebruik te organiseren. "Die nonchalante houding kost handenvol geld, zeker wanneer werknemers snel drie uur per dag met e-mail in de weer zijn. Voeg daarbij dat andere communicatiemiddelen als Skype en Sharepoint aan een snelle opmars bezig zijn, en je vraagt je af of werknemers nog tijd vinden voor het echte werk."

Werknemers ontvluchten de werkplek
De permanente onderbrekingen die het gevolg zijn van de ontspoorde communicatiecultuur, leidt tot een vreemde contradictie. Werknemers die écht productief willen zijn, blijven liefst zoveel mogelijk thuis. Idem dito bij studenten: tijdens de blok ontvluchten die hun kot en kruipen ze samen in de bibliotheek waar het aantal afleidingen en onderbrekingen beperkt is.

Dankzij E-mailloze Vrijdag ontdekken de deelnemers dat één dag zonder e-mail en andere vormen van elektronische communciatie buitengewoon productief kan zijn. Wie ervaart dat het e-mailloze werken de productiviteit een flinke boost geeft, springt er de andere dagen van het jaar mogelijk verstandiger mee om," aldus Michielssen. "De eindverantwoordelijkheid ligt bij directie en management. Als zij de productiviteit op peil willen houden, moeten ze de hand in eigen boezem steken. Te veel mailen staat niet garant voor een hoge productiviteit, maar is eerder een indicatie dat de medewerker de prioriteiten uit het oog verliest."
www.emaillozevrijdag.be

Contact: Gunnar Michielssen, tel. 02 688 28 01, info@emaillozevrijdag.be
Persrelaties: Yves Panneels (Force3), tel. 0498 522 322