Professioneel e-mailgebruik: een stand van zaken

20/05/2016 - YESTERBOX: HET GENIALE E-MAILSYSTEEM VAN DE CEO VAN ZAPPOS

« Terug naar overzicht

Een tijdje geleden hoorde ik over een knotsgekke maar revolutionaire strategie om je inbox weer onder controle te krijgen: de Yesterbox.

De Yesterbox is bedacht door Tony Hsieh, de succesvolle CEO van Zappos. Zappos is een online-modewinkel, de allersnelste business ter wereld. Je zou dus verwachten dat Tony zijn mails sneller leest dan zijn schaduw. En toch...

Het idee van Hsieh is verrassend eenvoudig. In plaats van de hele dag achter nieuwe e-mails aan te hollen, verlegt hij zijn focus exclusief naar de mails van... gisteren.

Met andere woorden: zijn inbox van gisteren - zijn "Yesterbox" - is zijn todo-list van vandaag. Mails die hij vandaag ontvangt, leest en behandelt hij morgen. Hoe simpel kan het leven zijn?

>> Systeem met heel veel voordelen:

Volgens Hsieh zijn de voordelen van zijn gedurfde aanpak dik de moeite:

  • Zijn dagelijkse todo-lijst ligt 's morgens al vast. Dat lijstje is overzichtelijk en groeit in de loop van de dag nooit verder aan. 
  • Hsieh is meestal rond de middag klaar met mailen. De Yesterbox creëert gigantisch veel tijd voor andere belangrijke taken.
  • Veel berichten blijken een dag later al achterhaald door nieuwe feiten. Die kan hij meteen deleten. De Yesterbox creëert afstand van de waan van de dag. 
  • Dankzij de Yesterbox worden mails gemiddeld niet trager maar sneller afgehandeld. Vroeger gaf Hsieh elke nieuwe mail immers voorrang op de oudere. Mails die hij niet meteen kreeg weggewerkt, zakten weg en bleven vaak weken onbeantwoord. 
  • Hsieh's contacten weten dat ze hem voor écht dringende boodschappen niet moeten mailen. Bellen of skypen is dan beter. 
  • Omdat Hsieh zijn inbox niet mail per mail afhandelt, kan hij vragen groeperen. De gegroepeerde afhandeling van gelijkaardige mails versnelt het werk aanzienlijk.
>> Ideaal voor kenniswerkers!

Eerlijk is eerlijk: in sommige jobs is het onmogelijk om met een Yesterbox te werken. Wie bij de brandweer werkt, heeft weinig aan een Yesterbox. Helpdesk-, sommige IT-verantwoordelijken of salesmedewerkers evenmin.

Maar managers, teamleaders en andere leidinggevenden kunnen wél hun voordeel doen met dit systeem. Bij uitbreiding lijkt het een waardevolle strategie voor alle kenniswerkers: mensen voor wie oplossingsgericht denken de belangrijkste dagtaak is.