Professioneel e-mailgebruik: een stand van zaken

08/09/2017 - 60% (!) CHECKT E-MAILS 'S AVONDS EN IN HET WEEKEND

« Terug naar overzicht

E-mail is volledig binnengedrongen in het privéleven van werknemers. Ook 's avonds en in het weekend worden professionele mails vrijwel doorlopend gescreend. Dat blijkt uit een recent onderzoek dat mijn collega's en ikzelf recent uitvoerden bij Belgische en Nederlandse werknemers.

In totaal namen 525 actieve professionals deel aan het onderzoek. In de loop van zes weken ontvingen zij mailtjes met de vraag deze meteen te antwoorden zodra ze gelezen waren. Een aantal van die mails kwamen 's avonds na de werkuren en in het weekend. De reactiesnelheid leert iets over de mate waarin de gemiddelde werknemer via de inbox verbonden is het werk.

Hallucinante cijfers

Maar liefst 10,8% van de avondlijke mails (verstuurd op een werkdag na 19.30 uur) werden binnen één minuut onderschept. Vermoedelijk betreft het hier mensen die een signaal krijgen op de smartphone wanneer ze een nieuw berichtje ontvangen. Zowat 23,3% zag de mails binnen een kwartier en 57,0% nog vóór middernacht. Voor een meerderheid van de werknemers is het einde van de werkdag niet het einde van de werktijd en blijven ze via hun inbox verbonden met het werk.

Een soortgelijke test tijdens het weekend bevestigt de permanente connectie met het werk. Van de mails verzonden in de nacht van vrijdag op zaterdag (tussen 1u30 en 2u00) werd 3,3% of één op dertig gelezen voor zes uur 's morgens (!). Zaterdagochtend om 9 uur is dat al 26,7%. Ruim een kwart van alle werknemers checkt dus meteen na het opstaan zijn professionele e-mail. Zaterdagavond heeft 55,3% de mail gelezen en zondagavond 65,1%. Nauwelijks 34,9% van de werknemers wacht tot maandag om de professionele mailbox opnieuw te openen.

Het nieuwe werken verhoogt stressrisico's

Deze nieuwe gewoonte om ook buiten de werkuren geconnecteerd te zijn, wijst op een grote betrokkenheid en motivatie van de werknemer. Toch zijn er ook belangrijke ongewenste neveneffecten.

Zo toonde een recent internationaal onderzoek bij 57 000 werknemers in de Europese Gemeenschap een duidelijk verband aan tussen structureel thuiswerk en werkgerelateerde psychologische en fysieke gezondheidsproblemen. Met andere woorden: de winst die de organisatie op korte termijn boekt door het extra werk buiten de uren, gaat weer verloren door op langere termijn.

Momenteel wordt er gewerkt aan wetgevende initiatieven die werknemers het recht moeten geven onbereikbaar te zijn. Toch kan alleen een mentaliteitswijziging in je organisatie de opmars van e-mail afremmen. Bedrijven die frisse en gemotiveerde werknemers willen, moeten die medewerkers de ruimte geven om na de werkuren en in het weekend de batterijen weer op te laden. Zo'n strategie zorgt voor meer gelukkige, ontspannen én productieve werknemers.

Daarom moeten personeelsdiensten vooral focussen op de bedrijfscultuur en hun medewerkers sensibiliseren. Niet onnodig mailen buiten de normale werkuren zou een kwestie van respect moeten zijn: je mailt elkaar 's avonds en 's nachts net zo min als je elkaar belt. Wie toch wil mailen kan de verzending van zijn bericht uitstellen tot de volgende werkdag.