Professioneel e-mailgebruik: een stand van zaken

02/01/2018 - KRIS PEETERS BEREIDT WETSONTWERP OVER RECHT OP ONBEREIKBAARHEID VOOR

« Terug naar overzicht

Minister van Werk Kris Peeters bereidt momenteel een wet voor die bedrijven verplicht om met hun personeel afspraken te maken over het gebruik van e-mail en andere vormen van elektronische communicatie buiten de werkuren. Deadline voor deze nieuwe wet (wet op onbereikbaarheid of deconnectie) wordt wellicht 31 december 2018.

In Frankrijk werd deze materie al geregeld met "le droit à la déconnection", een wet die sinds 1 januari 2017 van kracht werd bij onze zuiderburen. Een verbod op e-mail buiten het werk zit er echter niet aan te komen. Wel moeten ondernemingen met meer dan 50 werknemers hierover duidelijke afspraken maken. Het gaat dus om het creëren van een duidelijk kader, waarbij verwachtingen, rechten en plichten van werkgever en werknemers geformaliseerd worden.

Preventieadviseur krijgt belangrijke rol

Vermoedelijk worden de afspraken hierover straks gemaakt in het comité voor preventie en bescherming op het werk. Dit comité heeft de taak om actief te zoeken naar een verbetering van het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van het werk. Aangezien het recht op deconnectie er eerst en vooral zal komen in bedrijven waar zo'n comité nu al bestaat, is dit het aangewezen orgaan om de spelregels rond e-mail, smartphonegebruik, Skype, Whatsapp en andere vormen van elektronische communicatie te formaliseren.

Waarschijnlijk wordt het recht op deconnectie onderdeel van het jaarlijkse welzijnsactieplan of het globaal preventieplan. Een belangrijke rol is hier weggelegd voor de preventieadviseur: hij of zij lijkt de perfect geplaatste persoon om alle acties rond het recht op onbereikbaarheid te initiëren en te coördineren. 

E-mail leidt tot stressgerelateerde klachten

De permanente bereikbaarheid van werknemers speelt een belangrijke rol in de toename van burn-out en andere stressgerelateerde klachten. Zo toonde een recent eigen onderzoek bij 525 medewerkers aan dat twee op drie van alle bedienden zijn e-mail ook checkt tijdens het weekend. Elke consultatie van de mailbox activeert het stressmechanisme: de adrenalinespiegel stijgt en de hartslag versnelt. Op zich onschuldige fenomenen, ware het niet dat deze reacties quasi permanent zijn geworden. Intussen zijn in België meer dan 120 000 mensen langer dan twaalf maanden afwezig op de werkvloer. De meerderheid van deze langdurig zieken is geveld door psychische of psychosomatische klachten. Dit cijfer verdubbelde de afgelopen tien jaar: met zijn ontwerp wil Peeters een einde maken aan deze explosieve stijging.

Géén burn-outcoaches, wel preventieteams

Toch worden niet alle plannen van de minister om stress op de werkvloer te bestrijden in wetgeving vertaald. Zo werd de idee afgevoerd om stress- en burn-outcoaches in te zetten om spanningsklachten in de onderneming te voorkomen, sneller te detecteren en te bestrijden. 

In de plaats van stress- en burnout-coaches kozen de vakbonden en de werkgevers voor proefprojecten in bedrijven die zich hiervoor vrijwillig kandidaat stellen. In deze bedrijven komen begeleidingsteams die stress preventief moeten aanpakken. Deze teams bestaan uit medische, psychische en arbeidsmarktspecialisten.

Master Your Email: 5 stappenplan op weg naar een geïntegreerde aanpak

Met het 5 stappenplan van Master Your Email beschikken bedrijven nu over een geïntegreerd totaalplan om de nieuwe wettelijke verplichtingen snel in actie te vertalen. Het resultaat van dit programma is drieledig: de wetgeving wordt gerespecteeerd, de druk op werknemers verlaagt én hun rendement stijgt aanzienlijk. 

De 5 stappen van het Master Your Email-programma zijn:

  • E-mailenquête bij het personeel
  • Seminarie rond optimaal e-mailgedrag (Afkicken van E-mail)
  • Crash Course Outlook 
  • Korte onlinetraining over best practices
  • E-mailguidelines

Meer informatie hierover vind je op www.masteryouremail.be.