PRODUCTIEVER E-MAILEN MET DE REGEL VAN 3-3-3 ****

Voeg uw eigen tip toe »


E-mail houdt alsmaar meer mensen en organisaties in een wurggreep. De voordelen van het medium - de snelheid, de laagdrempeligheid en de neutraliteit - blijken ook nadelen. Organisaties die de productiviteit van hun medewerkers willen opkrikken, moeten drastische beslissingen durven nemen.De revolutionaire regel van 3-3-3 heeft als voordeel dat hij buitengewoon eenvoudig is en toch een radicale breuk betekent met het verleden.

Altijd bezig, nooit gedaan

Wie zijn tijd optimaal wil managen, moet voldoende zelfcontrole hebben over zijn tijdsbesteding. Voor de meeste werknemers in middelgrote of grote organisaties blijft écht timemanagement helaas een utopie. Zij zijn slaaf van hun inbox. Niet hun eigen agenda en takenlijst, wel hun Postvak In dicteert op elk moment van de dag waarmee ze zich bezighouden.

Druk, druk, druk, van 's morgens tot 's avonds. U herkent wellicht het gevoel. Helemaal dramatisch wordt het wanneer u bij het verlaten van uw kantoor moet vaststellen dat veel belangrijk werk is blijven liggen. Erger nog: de dagen dat u het hardste knokt, zijn precies de dagen dat u het minste lijkt te presteren.

Die tegenstelling is geen verbeelding maar harde realiteit. Drukke dagen zijn dagen met veel e-mails. Dagen waarop de alerts en pop-ups u om de oren vliegen. Dagen waarop het lijkt dat de hele virtuele wereld een complot tegen u smeedt en u geen minuut rust en focus lijkt te gunnen.

Van voordeel naar nadeel

Hoe ontstaat dit probleem? Hoe komt het dat we in tijden van snelle communicatie méér last krijgen van deadlines, terwijl we intuïtief het omgekeerde zouden verwachten?

  • E-mail is een asynchroon communicatiemiddel. De afzender en de ontvanger moeten niet gelijktijdig beschikbaar zijn. Op het eerste gezicht is dat een voordeel. Helaas verwacht iedereen onmiddellijk een antwoord op zijn e-mails. Komt die reactie niet meteen, dan is de kans reëel dat de afzender de telefoon grijpt en ongeduldig naar de wachttijd informeert. Met andere woorden: het asynchrone communicatiemiddel wordt synchroon gebruikt.
  • E-mail is erg laagdrempelig. Vroeger betekende een gesloten deur dat men niet gestoord wilde worden. Was de telefoon bezet, dan was je contactpersoon bezig. En wie buitenshuis aan de slag was - op klantenbezoek of in opleiding - was helemaal onbereikbaar. De beschikbaarheid dicteerde het werkritme. Vandaag is dat anders. Het Postvak In staat altijd open. Zelfs wanneer u niet aan uw bureau zit. De workflow wordt niet langer bepaald door uw beschikbaarheid. Werken uw collega's 's avonds, in het weekend of tijdens je vakanties gewoon door, dan blijft zelfs in die periodes extra werk naar toestromen.
  • E-mail genereert geen nonverbale feedback. Wie een collega iets vraagt, beseft dat hij die collega met extra werk belast. Bij directe communicatie is de mogelijk negatieve feedback de kostprijs van elk verzoek aan een collega. Men zal dus twee keer nadenken alvorens men iemand met pietluttigheden opzadelt. Maar via e-mail valt deze directe sanctie voor de vraagsteller weg. Hij vraagt maar raak, zonder ooit met bedenkingen of weerstand geconfronteerd te worden.

De regel van 3-3-3

Wie het e-mailprobleem wil oplossen en de productiviteit in het bedrijf wil herstellen, zal drastisch moeten ingrijpen. Gezond e-mailmanagement vraagt dat men de laagdrempeligheid verhoogt en opnieuw respect krijgt voor de asynchroniteit van het medium.

Zelf experimenteer ik al een hele tijd met de regel van 3-3-3. Ik besef dat niet iedereen deze regel individueel kan beginnen toepassen. Daarvoor moet eerst de communicatiecultuur in uw organisatie worden aangepakt. Bovendien zal het systeem in bepaalde operationele functies niet werkbaar zijn. Maar managers die geacht worden vooruit te kijken, na te denken en te organiseren, kunnen ongetwijfeld wel veel winst boeken met de regel van 3-3-3.

  • Ik open mijn mailbox slechts 3 keer per dag.
  • Ik beantwoord elke mail die antwoord nodig heeft binnen maximaal 3 werkdagen.
  • Ik respecteer 3 absoluut e-mailvrije periodes: 's avonds na het werk, in het weekend, tijdens mijn vakanties.

Bang dat het toepassen van deze regel u zuur zal opbreken? De realiteit leert dat het omgekeerd werkt: u gaat er stukken beter van presteren en managen.

  • U krijgt de hele dag vrij voor belangrijke dingen, niet voor ad-hocproblemen. Bovendien kan u langere periodes ongestoord en dus gefocust werken.
  • Men mailt u niet met banaliteiten. Veel problemen zijn na drie dagen al (gedeeltelijk-) opgelost. Mensen lossen opnieuw hun eigen problemen op. Voor dringende problemen spreken mensen u opnieuw rechtstreeks of persoonlijk aan.
  • U creëert geen extra werk tijdens periodes waarin u geacht wordt op adem te komen.Deze periodes dienen ook om afstand te nemen, om de volgende dag met een fris hoofd én een frisse blik naar het werk te kijken. Checkt u ook 's avonds, tijdens het weekend en tijdens uw vakanties uw mails, dan blijft u met uw neus op operationele non-problemen zitten. Dat gaat ten koste van de kwaliteit van uw werk.

Beoordeel deze tip: